「急ぐこと」と「効くこと」を分ける

順番を考えるとき、多くの場合は急ぐものから手をつけます。放っておけない事情があるからです。ただ、急ぐことだけを追いかけていると、毎年おなじ場所に戻ってきます。ここでは、その分け方を手順にします。

こんな状態にお心当たりはありませんか

急ぐことだけを追いかけると、火を消すことはできても、火が出る仕組みは変わりません。逆に、効くことだけを見て動くのも難しいものです。成果が出るまでのあいだ、資金や人手が続かなければ途中で息が切れます。

ですから、課題を一列に並べるのではなく、2列に分けて並べることをおすすめしています。考え方の背景は、コラム何から手をつけるか分からないときの、順番の決め方にも書いています。

書き出す順番を決めておくと迷いません。先に急ぐ列を出しきってしまうことが要点です。急ぐ列が頭に残っていると、効く列を書くときに手が止まります。

たとえば受発注の管理を紙から変えることは、いまの手間をすぐ減らしながら、数年後に受けられる量にも効きます。こうした項目は、片方の列にしか出てこない項目より、迷わず着手できます。進め方は第8章　設備・生産・DXで扱います。

両方に出てくるものが見つからないこともあります。そのときは無理に作らず、急ぐ列から1本、効く列から1本を選びます。

選ぶのは、あわせて2本までにしておきます。当座をしのぐ手を1本、時間をかけて育てる手を1本です。手が限られているほど、本数を絞ることが結果として近道になります。

そして三か月ごとに、2列を書き直します。困りごとの列はよく動きます。効く列はあまり動きません。動いた分だけ順番を入れ替えれば、一年で四回、現在地を確かめたことになります。

効く列に、何も書けません: 三年後に何で稼いでいたいかが決まっていないと、この列は書けません。先に5年後・10年後の姿を決めるをご覧いただき、めざす姿を仮に置いてから戻ってきてください。
急ぐ列が長すぎて、手に負えません: 「三か月以内に困るか」で線を引き直してみてください。多くの場合、半分ほどは半年から一年先の話です。それでも長い場合は、どれが他の項目を生み出しているかを探します。見つけ方は何から手をつけるか、順番の決め方にあります。